Mis on Toggle Tax ja kuidas Notion aitab su ettevõtte fookust hoida?

Mul on taas rõõm jagada sõna külaliskirjutajale – teemaks Notion, kirjutajaks Lauri Linnamäe, NutiHubi digitöövoogude arhitekt.

Teemaks ajendas mind see, et käies koolitamas ja andes konsultatsioone olen märganud, kui palju erinevaid äppe, keskkondi ja tööriistu inimesed igapäevaselt kasutavad. Ausalt öeldes imestan tihti, kuidas nad üldse järge suudavad pidada – kus miski asub või mis on viimane versioon 😊

Ka mina olen viimastel kuudel hakanud rohkem Notionit kasutama. Esimest korda sattusin sinna seoses Saunad Ukrainasse heategevusprojektiga. Mati kutsus mind keskkonda ja sellest hetkest alates on Notion mu tähelepanu aina enam köitnud.

Ja just sellest, milliseid võimalusi Notion tegelikult pakub, kirjutabki Lauri täna lähemalt.

Lauri Linnamäe:

Kui palju erinevaid tööriistu kasutab sinu turundustiim igapäevaselt? Kas sisuplaanid on Trellos, klienditagasiside e-kirjades, projektid Asanas ja kampaaniafailid Drive’is? Ettevõtte võtmeinfo aga laiali mööda box’e ja draive, enamikust failidest veel versioonid _v1, _v2, _loplik ja _loplik_katrini_parandustega?

Selline killustatus – tuntud ka kui äpiuputus ja andmekaos (inglise keeles app bloat ja data sprawl, guugeldage, need on päris asjad!) – on muutunud digitaalsete töötajate suurimaks efektiivsustapjaks. Turundusmaailmas eriti, sest pole välja kujunenud tugevaid kõik-ühes lahendusi, mis lubaks kõiki töö aspekte korraldada ühes keskkonnas.

Uuringud ja praktikad näitavad, et kolmandik rakendustest on dubleerivad või peaaegu kasutud ning pidev akende ja kontekstide vahetamine, info mitmekordne sisestamine ja edasi-tagasi kopeerimine ning muud mõttetult käsitsi tehtavad tööliigutused söövad iga päev väärtuslikku tööaega, mis on mõõdetav pigem tundide kui minutitega.

Miks see on probleem? Killustatud tööriistad tähendavad killustatud infot, kaduma läinud teadmisi ja aeglaseid otsuseid. Kui kogu tiimi töövoog on laiali, üle-eelmise koosoleku otsused ajalukku kadunud ja äpid omavahel koostööd ei tee, on raske leida viimast sisuversiooni, koordineerida kampaaniaid või anda kiiret tagasisidet.

Notion: põhjendatud haip

Kui sa ise Notionit ei kasuta, siis keegi su tiimis juba teeb seda. Mullu 100 miljoni kasutaja piiri ületanud äpp võib algul paista vaid keskmisest parema märkmeäpina, kuid tegelikult on tegu tööriistaga tööriistade loomiseks. Kui käed kapoti alla ajada, on tegu uskumatult paindliku platvormiga, mis lubab ehitada täpselt sinu tiimile ja töökorraldusele kohandatud täisfunktsionaalseid ärirakendusi, lihtsast CRM-ist ja projektihaldurist täiemahulise turunduskeskkonnani koos kliendiportaali, copy kooskõlastussüsteemi, sisuhalduse, sotsmeediakalendri ning dokumendi- ja lepinguhaldusega.

Kõik-ühes tööruum toob kõik tööriistad ühte, tuttavasse keskkonda ja lubab vabaneda hulgast äppidest ja teenustest, hoides niiviisi kokku tarkvara litsentside, koolituse ja onboarding’u kulusid.

Ma kirjutan neid ridu, sest mu töö (NutiHub) on Notion’i töökeskkondade loomine. Aga ma kirjutaks sõna-sõnalt sama ka lihtsalt kasutajana, sest ma ei hakanud Notioni-ettevõtjaks. Ma tegin sellega korda enda töö- ja eraelu digikaose, vähendasin enda kommunikatsioonitöös korduvate ja tüütute tööde hulka mitmekordselt, lõin toimiva eesti keelse kliendiportaalide süsteemi ja sain lõpuks ometi selgeks, mis lepingud ja siduvad dokumendid ja poliisid mind eraisiku ja ettevõttena millekski kohustavad.

Digielu kordategemise “tasuta” kaasnähe oli see, et ma sain “Notioni tegemises” profiks. Ning ma tean omast käest, et see aitab.

Notion Marketplace – hea viis alustamiseks

Notion Marketplace pakub turundustöö korraldamiseks suurepäraseid template’e (sisuliselt on tegemist valmisehitatud üksiku äpiga). Nende abil saad kiiresti käima panna projektihaldussüsteemi, sisukalendri, kliendihalduse või muu vajaliku tööriista. Ka tiimiga on algus lihtsam kui arvad, sest nagu öeldud — keegi su tiimist juba kasutab Notionit ja tõenäoliselt on isegi entusiast, kes meeleldi teisi juhendab.

Samm edasi: rätsepalahendus

Notioni mallid on hea algus, kuid iga tiimi tööprotsessid ja vajadused on unikaalsed. Professionaalne Notioni arendaja (nagu mina) aitab:

• Kaardistada just sinu tiimi töövood ja lekked, kus tõhusus pakku pääseb
• Luua kohandatud süsteemi, mis põhineb sinu tiimi olemasoleval töövool, mitte ei eelda ümberõppimist selle järgi, kuidas Trello või Asana inseneride arvates sa peaks töötama
• Siduda Notion teiste tööriistadega (nt Slack, Google Drive, CRM), et kogu info liiguks automaatselt ja Notioni AI assistendil oleks olemas kogu teadmisbaas.
• Optimeerida ja automatiseerida protsesse maksimaalse efektiivsuse saavutamiseks.
• Tagada tiimi kiire ja sujuv üleminek uuele süsteemile, pakkudes koolitust ja tuge.

Kogemus näitab, et hästi juurutatud Notion annab tiimile tagasi kümneid töötunde kuus ja loob selguse, mis peegeldub ka klientide rahulolus ja tulemustes. Seejuures on platvormi hinnastamine väga atraktiivne, eriti arvestades et business-paketiga tuleb kaasa kuus (!!!) tehisaru LLM-i, millest juba üks maksaks rohkem Notioni täispaketist.

Notioni edulood: kuidas teised turundustiimid toggle tax’i maksmata jätsid

• Raw Studio (digitaalse disaini agentuur) asendas Notioniga pool tosinat tööriista, vähendas koosolekuaega 30% ning tõi kogu projekti- ja kliendihalduse ühte tööruumi.
  Tulemus: vähem aega planeerimisele, rohkem aega loovusele ja klienditööle⁠⁠.
• Ecosio (rahvusvaheline B2B ettevõte) koondas 20 erinevat tööriista Notioni, säästes iga töötaja kohta nädalas terve tööpäeva tänu efektiivsemale info leidmisele ja koostööle⁠⁠.
• Lyka (Austraalia kasvufirma) vähendas Notioniga tööriistade arvu, ühendas meeskonnad ja säästis aastas üle 75 000 dollari tarkvarakuludelt.
  Olulisim muutus: info leidmine ja koostöö muutus kiiremaks ning läbipaistvamaks⁠⁠.
• Heady (turundusagentuur) lõi Notionis klientidele personaalsed dashboard’id, automatiseeris tööülesannete liikumise ning tõi kogu kliendisuhtluse ja sisuplaanid ühte kohta.
  Tulemus: killustatud tööriistade asemel üks “digitaalne peakontor”⁠⁠⁠⁠.
• Notioni enda turundustiim kasutab Notionit kogu ettevõtteülese töövoo, projektide, koosolekute ja teadmiste haldamiseks – kõik tiimid töötavad ühises ökosüsteemis, mis on kohandatud iga alamtiimi vajadustele⁠⁠⁠⁠.

Kokkuvõtteks

Äpiuputus ja andmekaos ei ole paratamatus, vaid valik. Tänapäeva turundustiimid saavad parema töökorralduse ja väiksema vaevaga maksimaalse tulemuse just ühtses ja läbimõeldud töökeskkonnas. Platvormi valik on oluline, kuid veel olulisem on strateegiline lähenemine töövoogude korrastamisele – olgu see siis iseseisvalt, tiimi ühiste jõududega või professionaalse abi toel.

Sinu turundustiim võib olla järgmine, kes leiab, et aastas säästetud 75 000 dollarit või koosolekuaja vähenemine 30% võrra on väga reaalne tulemus. Ning kui minu kogemus midagi kinnitab, siis seda, et töö kvaliteet ja tiimi rahulolu paranevad seejuures märgatavalt.

Lauri Linnamäe, Digitöövoogude arhitekt | NutiHub

.

Kui soovid Lauriga mõtteid põrgatada, broneeri tasuta esimene kohtumine siin!