4+ soovitust, kuidas teha tulemuslikke koosolekuid!

Koosolek, mnja, pean tunnistama, et minu firma neid ei tee. Perefirmana arutame omi asju nt väljas trenni tehes, autosõidul või jooksvalt, kuidas vajadust on 🙂 .

Küll aga tuleb ette kohtumisi ja koosolekuid klientide ettevõtetes. Vahel tuleb ülesehitus ise välja käia, sagedamini aga olen üks osa nende koosolekust. Mis mulle aga sageli silma jääb, on ebapraktiline ajakasutus, mistõttu võtab tulemuseni jõudmine oodatust tunduvalt enam aega või jääb soovitud eesmärk ajapuuduses üldse saavutamata.

Sellega seoses jäi silma omakandi mehe Reimo Rehkli (Teamlab) koosolekute ja arutelude juhtimise koolitused. Ja pikk jutt lühidalt kokku võttes, küsisin temalt, kas oleks nõus omamõtteid jagama ka minu lehel.

Sisukord

Järgnevalt leiadki palju häid mõtteid ja soovitusi selle kohta,

kuidas oma koosolekud paremaks muuta?

“Ülemus on nõme!” ja “Pagan, jälle üks koosolek, kuhu minema peab!” on vist kaks kõige levinumat ja frustreerivat hüüatust, mida kohvinurgas kuulda võib. Koosolekute teemal räägitakse palju – küll on neid liiga palju, küll on valed inimesed kaasatud, küll pole selgeid otsuseid või jumal teab, mis veel.

Koosolek = probleemid

Üks asi on kindel, et koosolekutega on palju probleeme. Rääkides meeskondade ja juhtidega, kuulen peamiselt sellist tagasisidet:

¤ Koosolekutel puudub selge struktuur, mistõttu lähevad nad üle aja või räägitakse palju ka päevakorravälistest teemadest.
¤ Koosoleku osalejad ei panusta piisavalt, veel enam, koosolekule on kaasatud valed inimesed.
¤ Koosolekute lõpus ei ole vastu võetud selgeid otsuseid.

Loe ka siit eelmise aasta lõpus tehtud uuringut.

Mida teha, et koosolekud oleksid edukamad?

Ega sellele ühest vastust ei ole. Ennekõike tuleks välja selgitadagi, mis täpsemalt proovikiviks osutub ja sellele vastavalt siis hakata lahendama.

Teine asi, mida ma märganud olen, on see, et proovitakse kohe muuta kõike, aga muutustega tuleb pigem alustada vaikselt.

Siiski, olles kohtunud erinevate meeskondadega, olen märganud peamisi ühiseid probleemkohti ja neid saab lahendada küll.

Mõista enda rolli koosoleku juhina

Koosoleku juhina on sul suur roll ja siin tehakse olulisi vigu, mida tuleks vältida. Peamised vead, mida koosoleku juht teeb:

1. Koosoleku kutse on ebaselge, puudub selge koosoleku eesmärk ja ootused osalejatele.
2. Koosolekul puudub struktuur, mistõttu arutelud venivad, ei vii kuhugile või tekitavad negatiivseid tagasilööke.
3. Koosolekul puuduvad selged reeglid ehk koosolekukultuur.
4. Koosoleku lõpus ei lepita kokku konkreetsetes tegevussammudes.

Vaatame nüüd kõiki neid punkte lähemalt.

1. Koosoleku kutse on ebaselge

Oi kui palju on minu kalendris neid kutseid, kuhu pole lisatud selget ootust minule ning alati ei ole ka pealkirja järgi arusaadav, mis on koosoleku eesmärk üleüldse.

Koosoleku kutset koostades pane kirja, mis on koosoleku oodatav tulemus.

Näiteks: Koosoleku eesmärgiks on välja selgitada peamised probleemkohad, millega peaksime edasi tegelema, et saaksime muuta kontoris veedetavat aega paremaks kõigile töötajatele.

Veel enam, kui kaasatud on palju inimesi, siis ei ole lisatud, mis ootused on osalejatele. Seetõttu tasub koosoleku kutsesse kirja panna ka konkreetsed ootused.

Näiteks: Koosoleku alguses teeb personalispetsialist Mari Tamm 10-minutilise ettekande teemal “Mugavad võimalused, et ühises kontoris oleks kõigil tore”. Seejärel ootame kõigi osalejate poolt aktiivset osavõttu, et 15-minutilise interaktiivse harjutuse läbi välja selgitada, mis on meil täna kontoris hästi ja mis vajaks parandamist.

Kohe on kutse selgem ja osalejad saavad aru, mis toimuma hakkab ning et neilt oodatakse sisendit, mis on hästi ja mis on halvasti tänases kontori korralduses. See annab ka võimaluse eelnevalt läbi mõelda, mida keegi soovib välja tuua.

2. Koosolekul puudub struktuur

Koosolekud on tihti üks suur anarhia, kas pole nii? See on sellest, et koosoleku juht pole mõelnud, kuidas struktureerida ja juhtida arutelu. Koosoleku juhina peaksid mõtlema läbi, mis on sinu eesmärk koosolekuga saavutada ja kuidas sinna jõuda.

Võtame selle sama näite, kus tahame parandada töötajate olemist ühiskontoris. Selleks, et midagi parandada, peame teadma, mis on kõige suuremad murekohad. Oletame, et meil on aega sellega tegeleda 2 nädalat ja igal nädalal on 30 minutit, et üks kohtumine läbi viia.

Näide:

Esimesel 30-minutilisel kohtumisel:

Anname inspireeriva ülevaate, kuidas teised enda kontoris eluolu on muutnud, et see oleks toredam. Selleks vajame ülevaadet personalispetsialistilt. (10 minutit)
Teeme probleemide kaardistamise – aga kogume ka neid aspekte, mida täna hindavad töötajad, et on hästi. (15 minutit)

Teisel 30-minutilisel kohtumisel:

Meenutame eelmist koosolekut ja mis me teada saime. (5minutit)
Hindame väljakutseid, et valida välja kõige suuremad probleemid, mis vajaksid koheselt lahendamist. (10 minutit)
Otsime lahendusi 3-le kõige suuremale probleemile, ideekorje abil. (5 minutit)
Valime välja esimesed lahendused, mida saame kohe rakendada (5 minutit)
Lepime kokku, kes mis ajaks midagi teeb, et lahendused saaksid ellu viidud. (5 minutit)

Muidugi on võimalik alati anda ka rohkem aega iga punkti jaoks, aga see tähendab ka kohe, et koosolek oleks pikem. Samas suuremate probleemide korral tasub see aeg ka leida.

3. Koosolekul puuduvad reeglid

Esimesel võimalusel tuleks meeskonnal kokku leppida ka koosolekureeglites. See aitab luua hea pinnase suurepäraseks koosolekukultuuriks.

Näiteks tuleks kokku leppida, et kuidas keegi sõna saab (käe tõstmine vms) ja samuti, et me ei sõida sisse teise inimese rääkimise ajal, vaid kuulame selle lõpuni. Muidugi on vaja ka muid väärtuspõhiseid reegleid kokku leppida, näiteks see, et lubame mitte nõustuda, aga sellisel hetkel me ei alaväärista, vaid põhjendame oma mittenõustumist argumenteeritult.

Ja on ka protseduurilisi kokkuleppeid lisaks käe tõstmisele, nt et kõik kokkulepped paneme kirja, panustame koosolekul alati aktiivselt kaasa ja/või me ei hiline.

Mõttetu koosolek. buyolympia.com — *buyolympia.com*

4. Koosoleku lõpus on puudu selged kokkulepped

Koosoleku juhina saad alati seista selle eest, et koosoleku lõpus oleks selge edasine tegevusplaan – kes teeb, mis ajaks teeb ja mida teeb! Nende kokkulepete saamiseks alati planeeri oma koosolekule see aeg, kus neid kokkuleppeid teha saad.

Kui koosoleku lõpuks ei ole saavutatud koosoleku eesmärki, siis tuleb muidugi üle vaadata, mis koosoleku struktuuris või läbiviimises valesti oli, et eesmärki ei täidetud.

Leia endale meeskonnas abipolitseinik

Alati on hea, kui sul on meeskonnas keegi, kes aitab sul korda hoida – nö abipolitseinik, kes lisaks sinule meenutab kokkulepitud reegleid, aitab ajast kinni pidada jne. Ja olgem ausad, ise kipume koosolekut juhtides ka eksima, seega saab olla abipolitseinik ka see inimene, kes aitab ka sinul endal püsida teekonnal nii nagu meeskonnana kokku olete leppinud. See on hea võimalus rolliga kaasnevat vastutust jagada.

Kuidas moosiriiul aitab koosolekul fookust hoida?

Moosiriiuli meetod on üks neist ahhaa-momentidest minu jaoks. Selle teadmisega avastasin, et olen erinevate koosolekute juhtimisega palju enesekindlam, sest tean, et see on üks olulisemaid tööriistu minu varamus, millega saan hoida koosolekul fookust ja toime tulla osalejatega, kes kipuvad teemaväliste mõtetega sisse sõitma.

Mis on moosiriiuli meetod?

Moosiriiuli meetod ise on lihtne. Olgu selleks nt Miro keskkonnas eraldi lõuend või koosolekute memos eraldi lahter, aga oluline on see, et oleks olemas spetsiaalne koht, nimetame seda siis moosiriiuliks, kuhu saab paigutada erinevad teemad, mis koosolekul ülesse kerkivad.

Igakord kui keegi tõstatab teema, mis ei sobitu või milleks pole antud koosolekul aega, suuna osaleja moosiriiuli juurde. Nii saab teema tõstataja ikkagi oma mure välja kirjutada, see on fikseeritud ning hea koosoleku juht võtab koosoleku lõpus moosiriiuli välja ning otsustab meeskonnaga, millised teemad on kriitilised ning vajavad järgmisena arutelu.

Selgita välja koosoleku peamised probleemid ja vii ellu üks muudatus korraga!

Siin postituses on mitmeid mõtteid, mida tuleks koosolekute juures parendada. Minu soovitus on, et võta muudatused ette pisemate sammudega. Kutsu kõigepealt meeskond kokku ja uuri, mis on suuremad probleemid koosolekutega seoses ja otsusta seejärel, milliseid meetodeid hakkad kasutama ja viljelema.

Aitäh Reimo nende nõuannete eest! Mina sain mitu mõtet juurde ja usun, et ka lugejatel oli siin nii uut, kui ammu unustatud vana.

PS! Kui sa soovid koosolekute osas rohkem abi, kutsub Reimo sind tasuta konsultatsioonile.